先看重點
- 畢業證書、正式成績單與在學成績冊，功能不同。
- 轉入課程、實習、論文及實際修業紀錄要另外歸檔。
- 原文、翻譯、認證與備份保留完整，不互相覆蓋。
第一層：學位與正式成績文件
保留學位證書、附帶的正式成績或 Diploma Supplement，以及學校另開的成績資料。核對姓名、出生日期、學位、專業、授予日期、完整頁數及章戳，看到差異時先讓有權單位更正或出具說明。
不要只留一張可展示的證書影像。台灣國外學歷採認涉及學位與成績等資料；海外招生也可能要每學期科目與成績。正式附件與證書應一起保存，拆開掃描時仍保留能辨識關聯的版本。
成績冊可以留，但不能假設它等於正式成績單
BSUIR 學制說明學生有學生卡與成績冊；這是就讀與學習過程的文件。瑞典招生的白俄國別指引則明確說，academic record books 的登錄不能作為正式成績單。
因此請學校正式開出可供外部使用的成績文件，確認開立單位與日期。成績冊照片可作私人備份，但遇到申請系統要求正式 transcript 時，不要只把每頁照片合成一份 PDF 就自行改名為正式成績單。
第二層：課程內容與轉入學分
按課程保留正式課綱、學分時數、內容、評量方式及重要成果。未來若接收學校要判斷先修程度或抵免，只有「數學」或「資訊」的中文譯名，通常不足以精確說明實際內容。
曾轉校、交換或把其他學校課程納入學位者，另外保存原校正式成績與認列文件。瑞典範例要求轉入科目的原校成績，這提醒你不要只依賴最後一所學校的總表；是否每次申請都要交，仍以接收單位清單為準。
第三層：實習、研究及實際修業紀錄
整理實習單位、期間與正式評量，論文或專題的最終版、題目、摘要與指導資訊；屬保密或不可公開的資料，不要為求完整就上傳到公開雲端。若未來需要說明個人貢獻，保留有權確認的成果資料比一張活動合照更有用。
台灣採認規則還涉及修業期間與入出國資料。把到校、休學、交換或混合修課的官方安排和相關期間分開記錄；旅居總日數、課程標示年限及實際修業不是完全相同概念，不能只憑其中一項下結論。
就讀、註冊與繳費證明，各自按用途申請
BSU 國際事務服務表分列就讀確認、學生身分文件副本、註冊命令摘錄、付款確認與合約副本，這些不應全部簡稱成一張「畢業證明」。需要某個文件時，先說明你要證明的是什麼。
同表也列外文文件製作、翻譯認證及額外副本服務。費用及辦理方式按當次校方程序，這不代表每種證書都由該窗口補發，也不代表它出具的翻譯可自動符合任何國家的收件規則。
掃描存檔，保留原件樣貌與可追溯版本
建議一份原文完整彩色掃描、一份最終翻譯、一份相關認證或說明，分開命名。掃描包含正反面、附頁及章戳；裁掉空白邊可以，但不要裁掉標記或調整到改變文件外觀。
可使用「學位_原文_完整」「成績_校方開立日期」「成績_英譯_版本」等私人檔名，另留文件清單。這是整理示例；提交時仍改用接收平台指定格式，不讓較舊草稿與最終版本混在同一批。
| 資料夾 | 主要內容 |
|---|---|
| 學位與成績 | 證書、附件、正式成績單 |
| 課程與成果 | 課綱、實習、專題或論文 |
| 修業與身分 | 就讀期間、轉入認列、身分關聯 |
| 翻譯與認證 | 原文對照、正式翻譯及認證 |
| 送件紀錄 | 各機構清單、提交版及收件回覆 |
離校前，留下正式窗口與補件方式
記錄可受理成績、證書、課綱及就讀確認的校方窗口，確認畢業後如何聯絡、是否需身分核驗及能否由他人代辦。不要只留下某位同學的私人帳號，或假設多年後仍可登入學生平台。
最後做一次用途檢查：回台採認、海外升學及個人求職可能需要不同材料，不必把所有私人資訊每次都整包送出。原件妥善保存，電子備份分開放並限制權限；需要什麼就提供相應版本，才能兼顧完整與隱私。
你可能還想知道
學校給了英文版，就不需要保留原文嗎？
仍應完整保留原文。接收單位可能要求原文及翻譯成套提供，瑞典白俄學歷指引就是例子；英文版是否足夠，要依實際用途確認。